openDesk

Strukturierte Aufgaben- und Vorgangssteuerung

Behalten Sie Aufgaben, Vorgänge und Projekte jederzeit im Blick. openDesk unterstützt strukturierte Verwaltungsarbeit mit bewährten Methoden wie Kanban-Ansichten, Zeitachsen und flexibler Aufgabenorganisation.

Zuständigkeiten, Fristen und Fortschritte lassen sich klar definieren und transparent nachverfolgen. Anpassbare Workflows, automatische Hinweise und eine übersichtliche Oberfläche erleichtern die Zusammenarbeit im Tagesgeschäft und reduzieren Abstimmungsaufwand – auch bei abteilungsübergreifenden Vorhaben.

Sichere Echtzeitkommunikation für Verwaltungsteams

Die integrierte Chat-Funktion ermöglicht sichere Kommunikation per Text, Sprache und Video – direkt innerhalb von openDesk. Einzelgespräche und Teamkanäle sorgen für einen strukturierten Austausch von Informationen, Dateien und Rückmeldungen.

Die Lösung basiert auf dem offenen Kommunikationsstandard Matrix und erfüllt höchste Anforderungen an Datenschutz und digitale Souveränität. Sie ist im öffentlichen Sektor erprobt und eignet sich auch für sicherheitskritische Umgebungen.

Zentrale, sichere Dateiablage aus der behördlichen Cloud

openDesk stellt eine behördeneigene Cloud-Umgebung für den sicheren Zugriff auf Dokumente bereit – jederzeit und standortunabhängig. Dateien können synchronisiert, geteilt und gemeinsam genutzt werden, während alle Aktivitäten transparent nachvollziehbar bleiben.

Die Lösung integriert sich nahtlos in bestehende IT-Strukturen und unterstützt effiziente Zusammenarbeit über Webbrowser, Desktop-Anwendungen und mobile Endgeräte hinweg.

Gemeinsame Dokumentenerstellung direkt im Browser

Für die kollaborative Bearbeitung von Textdokumenten, Tabellen und Präsentationen bietet openDesk eine vollwertige Office-Umgebung direkt im Browser. Mehrere Nutzer können gleichzeitig an Inhalten arbeiten, ohne auf Dateikompatibilität oder Funktionsumfang verzichten zu müssen.

Alle Dokumente verbleiben sicher innerhalb der eigenen Infrastruktur. Die Lösung basiert auf einer etablierten Open-Source-Technologie und ist speziell für den professionellen Einsatz in öffentlichen Einrichtungen geeignet.

Rechtssichere E-Mail- und Groupware-Lösung

openDesk integriert eine leistungsfähige E-Mail- und Groupware-Funktion für den behördlichen Arbeitsalltag. E-Mails, Kalender und Kontakte lassen sich zentral verwalten – unabhängig davon, ob der Zugriff über Browser, mobile Endgeräte oder klassische E-Mail-Programme erfolgt.

Archivierungsfunktionen, Sicherheitsmechanismen und eine rechtssichere Verarbeitung unterstützen die Anforderungen öffentlicher Einrichtungen und sorgen für eine zuverlässige, strukturierte Kommunikation.

Zentrale Nutzer- und Rechteverwaltung

Ein zentrales Identitäts- und Berechtigungsmanagement stellt sicher, dass Nutzer, Rollen und Zugriffsrechte klar geregelt sind. Benutzerkonten können direkt innerhalb von openDesk verwaltet oder an bestehende Verzeichnisdienste angebunden werden.

Administratorinnen und Administratoren steuern Zugriffe zentral, während Anwender nach der Anmeldung ausschließlich eine individuell konfigurierte Portaloberfläche mit den freigegebenen Anwendungen sehen.

Zentrales Termin- und Ressourcenmanagement

Die Kalenderfunktion unterstützt eine strukturierte Planung von Terminen, Veranstaltungen und Ressourcen. Einzel- und Teamkalender, Raum- und Ressourcenbuchungen sowie wiederkehrende Termine lassen sich zentral organisieren.

Intelligente Erinnerungen und flexible Darstellungsoptionen helfen dabei, den Überblick zu behalten und Termine zuverlässig zu koordinieren – auch über Abteilungs- und Organisationsgrenzen hinweg.

Zentrale Verwaltung interner und externer Kontakte

Mit der integrierten Kontaktverwaltung behalten Sie interne und externe Ansprechpartner jederzeit im Überblick. Kontakte können zentral gepflegt, kategorisiert und mit anderen Anwendungen synchronisiert werden.

Gemeinsame Adressbücher schaffen Transparenz über Zuständigkeiten, während die enge Verzahnung mit E-Mail und Kalender eine direkte Kommunikation ohne Medienbrüche ermöglicht.

Strukturierte Notizen für sichere Informationssammlung

Die Notizen-Funktion ermöglicht das strukturierte Erfassen und Verwalten von Informationen, Ideen und Arbeitsergebnissen. Inhalte lassen sich übersichtlich organisieren, versionieren und auch offline bearbeiten.

Die Anwendung eignet sich sowohl für persönliche Notizen als auch für die gemeinsame Vorbereitung von Besprechungen und Projekten und wurde speziell für den souveränen Einsatz in Behördenumgebungen entwickelt.

Ganzheitliches Projektmanagement für Verwaltungen

openDesk bietet umfassende Funktionen für klassisches, agiles und hybrides Projektmanagement. Projekte lassen sich über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg steuern – von der Planung bis zur Umsetzung.

Gantt-Diagramme, Boards sowie Zeit- und Kostenübersichten unterstützen eine transparente Projektführung. Die flexible Struktur erlaubt die Anpassung an unterschiedliche Verwaltungsabläufe und Projektgrößen.

DSGVO-konforme Videokonferenzen ohne Zusatzsoftware

Für digitale Besprechungen und Workshops stellt openDesk eine integrierte Videokonferenzlösung bereit, die direkt im Browser genutzt wird. Video- und Audiomeetings lassen sich durch kollaborative Werkzeuge wie Whiteboards ergänzen.

Auch interaktive Veranstaltungsformate sind möglich. Die Lösung ist DSGVO-konform und ermöglicht moderne Zusammenarbeit ohne Abhängigkeit von proprietären Plattformen.

Zentrales Wissensmanagement für Organisationen

openDesk bündelt Organisationswissen in einem zentralen, durchsuchbaren Wissenssystem. Richtlinien, Prozesse und Fachinformationen lassen sich strukturiert dokumentieren, teilen und gemeinsam weiterentwickeln.

Ergänzende Funktionen für Visualisierung und kollaborative Bearbeitung ermöglichen eine effiziente Wissensarbeit in Echtzeit – vollständig verschlüsselt und datenschutzkonform.