Berufsförderungswerk Sachsen-Anhalt GmbH

Die Lösung

Nachdem die Telekom Deutschland GmbH den Zuschlag für die Ausschreibung erhielt und Medialine als Partner für die Umsetzung auswählte, ging es zunächst um eine tiefergehende Bestandsaufnahme der herrschenden Gegebenheiten. In wöchentlichen Meetups von Accountmanager Alexander Moll, Consultant Florian Klare und dem IT-Leiter des Bfw Sachsen-Anhalt, Herrn Olaf Moch, wurde die angestrebte Entwicklung vorangetrieben.

"Die Zusammenarbeit war bereits früh von freundschaftlichem Austausch und stets von gegenseitigem Respekt geprägt." - Olaf Moch, IT-Leiter Bfw Sachsen-Anhalt - 

Eine Anforderungsanalyse zeigte, dass ELO Professional 20 die bestmögliche Lösung darstellte. Über die Software der ELO Digital Office GmbH, die über eine Windows Infrastruktur und MS SQL-Server läuft, wurden die gewünschten Prozesse digitalisiert und zentralisiert. Der Bestellanforderungsprozess (BANF) wurde grundsätzlich umstrukturiert: Da innerhalb des Bfw immer wieder verschiedene Arten von Bestellprozessen initiiert werden (beispielsweise in Bezug auf Bauvorhaben, EDV-Materialien, den zentralen Einkauf, Lebensmittel oder interne Arbeitsaufträge), ist das Erstellen einer jeden Bedarfsmeldung nun dezidiert über gesonderte Dokumentenvorlagen möglich. Des Weiteren werden die differenten Anforderungen automatisch an die jeweils zuständigen internen Stellen weitergeleitet, um dort bearbeitet zu werden. Bei Vorgängen, die Genehmigungen von Vorgesetzen erfordern, greifen automatische Sperren und Sicherheitsmechanismen, bevor die notwendige Freigabe nicht erteilt ist. Auch der Rechnungsprozess wurde durch elektronische Ressourcen vereinfacht und zentralisiert: Sowohl der Eingang verschiedener Arten von Rechnungen als auch die darauffolgende spezifische Prüfung, Freigabe und Weitergabe zur Bearbeitung durch einen Mitarbeitenden ist nun unterstützt durch automatisierte Prozesse. Somit erfolgen die abschließende Kontierung und Zahlung schneller und sicherer. Alle Regionalzentren haben seit der Restrukturierung der Netzwerkinfrastruktur durch eine zentrale Verwaltung die gleichen Gegebenheiten wie am Hauptstandort in Staßfurt. Vorteile, die dadurch entstehen, liegen insbesondere in neuen Recherchemöglichkeiten. Egal ob BANF oder Rechnung – Dokumente aller Art können nun unabhängig vom Arbeitsort strukturiert abgelegt und sekundenschnell abgerufen werden. Die Vernetzung von Wissensressourcen unter Mitarbeitenden wird dadurch verstärkt, was letztendlich Arbeitsprozesse beschleunigt. Der Aufwand, den Mitarbeitende für eine Bedarfsmeldung auf sich nehmen müssen, wurde durch die Digitalisierung der Prozesse erheblich verringert. Somit wurden Kosten und Zeit im Bestell- und Rechnungsprozess eingespart – und dass bei höherer Sicherheit durch automatisierte Bearbeitungsstufen und -abläufe. Zusätzlich wurde ELO Professional 20 an das genutzte Warenwirtschafts- und Buchhaltungssystem Sage100 angebunden: Dadurch können Buchungssätze durch ELO automatisch an Sage100 übermittelt werden. Der modulare Aufbau von ELO ermöglicht es Mitarbeitenden, eigene weiterführende Lösungen innerhalb des Programms zu bauen und zu realisieren. Ein vorgefertigtes Beispiel ist das Modul Contract, das nun genutzt wird: Über dieses ist es Mitarbeitenden möglich, über ein benutzerfreundliches Dashboard Verträge im Überblick zu behalten und ggfls. Verlängerungen oder Kündigungen anzustoßen.