North Channel Bank
Einführung eines Dokumenten-Management-Systems
Die North Channel Bank GmbH & Co. KG wurde im Jahr 1924 als Privatbank mit Sitz in Berlin gegründet. Seit der Übernahme durch einen US-amerikanischen Investor im Jahr 2009 entwickelte sich die Bank zu einem der führenden Institute bei der Finanzierung von US-Lebensversicherungen. Neben der Finanzierung von US-Lebensversicherungen bietet die Privatbank vor allem individuelle Leistungen im Wertpapier- und Kreditkartengeschäft.
- Business Unit:
- Business Solutions
- Aufgabe:
- Einführung DMS
- Lösung:
- DMS
- Jahr:
- 2017
- Unternehmen North Channel Bank50 Mitarbeiter
- Standort Mainz
- Branche Finanzwesen
- Webseite www.northchannelbank.de
Die Herausforderung
Der Kunde suchte eine geeignete DMS Software zur Abbildung verschiedener Prozesse im Unternehmen. Erstes Projekt war die Schaffung einer zentralen Anlaufstelle für unternehmensweite Dokumente und Anweisungen. Bearbeitungsverlauf, Versionierung, Veröffentlichungshistorie und Dokumentation der Kenntnisnahme durch die Mitarbeiter waren wichtige Anforderungen, um rechtssicher und gut strukturiert alle rechtlichen und verwaltenden Anforderungen meistern zu können.
Eine zweite Anforderung war die Automatisierung und Digitalisierung des Rechnungseingangsprozesses inklusive einer automatischen Übergabe an das interne Buchungssystem des Kunden. Beide Projekte sollten innerhalb einer einheitlichen DMS Plattform abgebildet werden können.
Die Lösung
Als ELO Business Partner entwickelte Medialine eine individuelle Lösung für den Kunden. Die Schaffung eines Prozesses für die Verwaltung des Unternehmenshandbuches zeigte sich als optimale Lösung, um den Anforderungen nach strukturierter Verwaltung der Dokumente gerecht zu werden. Mit den umfangreichen Möglichkeiten, die ELO zu Versionierung und Dokumentation der Kenntnisnahme bietet, konnten rechtliche und verwalterische Bedingungen berücksichtigt und umgesetzt werden. Die Consultants der Medialine erstellten gemeinsam mit dem Kunden ein Pflichtenheft und schneiderten so ein passgenaues und auf die individuellen Bedürfnisse angepasstes Produkt. Ein umfangreiches Unternehmenshandbuch mit getrennten Berabeitungsbereichen und einem individuellen Freigabe- und Veröffentlichungsprozess.
Als zweites Projekt folgte die automatische und digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Hauptanforderung war neben der zentralen und automatisierten Verwaltung die automatische Übergabe an das interne Buchungssystem. Auch hier wurden in einem Pflichtenheft die Anforderungen und Prozesse fixiert. Die automatisierte Erstellung und Übergabe von Buchungsdaten beschleunigt die Arbeit der Mitarbeiter erheblich. Durch eine deutliche Steigerung des Automatisierungsgrades konnte der Zeitaufwand und die Prozesskosten des Rechnungseingangsprozesses so deutlich reduziert werden.
»Medialine hat es geschafft die individuellen Anforderungen einer Bank hinsichtlich rechtlicher Vorgaben bei der Prozessgestaltung effizient und zu unserer vollsten Zufriedenheit umzusetzen.« - Armin Lippert, Head of IT, North Channel Bank
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