Der beschwerliche Weg zur Digitalisierung

Wie auch Sie die digitale Transformation meistern

Die IT-Herausforderungen mittelständischer Unternehmen sind vielfältig – Lösungsansätze gibt es zwar, diese werden jedoch nicht immer zur Genüge umgesetzt. Wir haben für Sie fünf strategische Punkte definiert, um jetzt den passenden Einstieg in die digitale Transformation zu finden.

Die IT-Branche hat sich mittlerweile zum zweitgrößten Wirtschaftszweig in Deutschland entwickelt. Dieser Umstand beeinflusst die Organisation der Arbeit und die Kompetenzen der Beschäftigten. Besonders auffallend ist hier allerdings, wie der Mittelstand in Bezug auf seine aktuelle Digitalisierungslage zunehmend auf der Strecke zu bleiben scheint. Der Digitalisierungsindex 2019/2020 der Deutschen Telekom in Zusammenarbeit mit techconsult zeichnet das düstere Bild. Die repräsentativ durchgeführte Studie hat kleine Firmen mit weniger als zehn Angestellten und KMU mit mehr als 250 Angestellten untersucht. Demnach haben deutsche Unternehmen des Mittelstands von 100 zu erreichenden Punkten bisher nur 56 Punkte realisiert. Den Spitzenwert würde ein Unternehmen erreichen, wenn es sämtlichen digitalen Handlungsfeldern die höchste Relevanz zuordnet und maximal zufrieden mit der eigenen Umsetzung wäre.

Andere Erhebungen kommen zu ähnlichen, mittelmäßigen Ergebnissen. Eine Statista-Umfrage aus dem Jahr 2020, die 1.500 Geschäftsführer*innen des Mittelstands zu den größten Risiken befragte, hält als Ergebnis Folgendes fest: 40% der Befragten sehen den Schutz der hauseigenen IT als ein Risiko für ihr Unternehmen an – IT-Security steht somit auf dem Risikoplatz Nummer vier mit hohem Angstpotential. Viele kleine und mittelständische Unternehmen erkennen zwar die Notwendigkeit an IT-Technologien einzusetzen, um Effizienz und Umsatz zu steigern. Sie sind jedoch oftmals überfordert, wo der Anfang zu finden ist.

Im weiteren Verlauf soll ein Überblick über die fünf größten IT-Herausforderungen inklusive möglicher Lösungsansätze gegeben werden. Aufbauend auf einer qualitativen Befragung der Technischen Hochschule Rosenheim können fünf Spannungsfelder identifiziert werden, in denen sich die aktuellen IT-Herausforderungen verorten lassen. Für jedes dieser Spannungsfelder lassen sich Strategien zur Bewältigung einsetzen.

1. Begrenzte Personalressourcen

Der Fachkräftemangel ist kein Geheimnis. Ende 2020 sind durch alle Branchen hinweg 86.000 Stellen für IT-Experten unbesetzt. Um technologisches Wissen umzusetzen, werden diese Fachkräfte dringend benötigt. Die Abhängigkeit von bestehendem Fachpersonal in mittelständischen Unternehmen ist daher groß. Meist liegt hier das Fachwissen nur bei einer oder wenigen Personen. Häufig sind einzelne Personen oder kleine Teams überfordert, die komplexe IT-Umgebung hinreichend zu verwalten, denn das Innovationsrad dreht sich unablässig.

Personalentwicklung und Wissensmanagement, aber auch Vertretungsregeln oder Jobrotationen könnten hier als Strategie dienen. Wer seine Ressourcen sinnvoll managen will, benötigt vordergründig einen Überblick über Ressourcen und eine Dokumentation dieser. Somit werden Bewertungen darüber, welche Aufgaben ein externer Dienstleister übernehmen könnte, einfacher.

2. Planung und Controlling

IT-Probleme werden häufig spät erkannt. Unwissenheit und Strategien des Aufschiebens sind einige der Gründe hierfür. Zudem ist die digitale Transformation eines mittelständischen Unternehmens ein kompliziertes und langatmiges Unterfangen. Die Einbindung neuer Prozesse, das Einstellen neuer IT-Mitarbeiter inklusive Fortbildungen und Technologieimplementierungen binden eine Vielzahl an Ressourcen. Daher werden Investitionen zögerlich vorangetrieben. Eine echte Strategie zur Bewältigung der Transformation wird ebenfalls nur zaghaft angegangen. Der Versuch der Budgeteinsparung geschieht auf Kosten der Digitalisierung des Unternehmens und seiner IT-Sicherheit.

IT-Assessments und Selbstanalysen können hier Abhilfe leisten. Diese haben das Potenzial, die Unternehmens-IT strukturell und nicht nur projektzentriert weiterzuentwickeln. Außerdem hilft es einen Überblick über die IT-Kosten zu gewinnen. Kleine und mittelständische Unternehmen sollten zudem auf Technologien setzen, die sich einfach verwalten lassen und ein angemessenes Preis-Leistungs-Verhältnis bieten.

3. Kommunikationshürden

Die Kommunikation zwischen der IT-Abteilung und dem Management sowie Fachabteilungen muss einige Hürden bewältigen. Geschäftsführer sehen mittlerweile zwar die Potentiale einer starken IT-Präsenz – dies jedoch nur solange die Zahlen stimmen.

IT-Manager sollten darauf achten, die erfolgreichen Implementierungen in ansprechende und verständliche Zahlen und Begriffe zu übersetzen: Kosteneinsparung, beschleunigte Markteinführungen und überdurchschnittliches Wachstum sind sinnvolle Erwähnungen gegenüber der Management-Ebene. Zusätzlich können crossfunktionale Teams und Meetings, die einen gemeinsamen Blick auf die IT zulassen, die Kommunikation verbessern.

4. IT-Infrastruktur und Digitalisierung

Auch kleine und mittelständische Unternehmen verfügen über hochgradig komplexe IT-Systeme. Anspruchsvolle Cloud-Lösungen und die Erwartungshaltung der User von einer ständigen Verfügbarkeit der Systeme erschweren die Verwaltung der Infrastruktur und des Netzwerks. Auf der anderen Seite können veraltete, nicht automatisierte Prozesse Schwachstellen hervorrufen, die durch die vermehrte Homeoffice-Arbeit klarer hervortreten.

Auch hier lohnt es sich zunächst den Status quo zu erfassen. Alle IT-Services des Unternehmens sollten zu anfallenden Kosten zugeordnet werden. Eine nachhaltige Investition in die IT-Infrastruktur ist zusätzlich ratsam. Aber auch die Vereinheitlichung von Stammdaten oder die Beauftragung von IT-Spezialisten sind Optionen den Weg zur digitalen Transformation zu meistern.

5. Cloud-Lösungen

Je nach Branche gelten verschiedene Ansprüche wenn es um die Anbindung von Schnittstellen geht. Vor allem in ERP-Systeme wird investiert. Eine Lösung zur Optimierung liegt hier in dem Einrichten einer Cloudumgebung. Dies ist besonders sinnvoll, wenn Systeme über Ländergrenzen hinweg eingesetzt werden. Voraussetzung für diese Strategie ist das Wissen um die bereits installierten IT-Services samt Schnittstellen.

Viele der Lösungsansätze setzen eines voraus: Sie sollten Ihre bisher verwendeten Lösungen und den Wissensstand Ihrer IT-Abteilung kennen und einschätzen können. An welchem Punkt stehen Sie also auf dem Weg zur Digitalisierung? Falls Sie Interesse haben, können Sie hier mit einer kostenfreien Selbstanalyse von netcos GmbH Antworten auf diese Fragen finden.