#HowTo: E-Mail-Kommunikation in Krisenzeiten

Eigentlich paradox: Wirtschaftliche Unsicherheit kann zu sinkender Kundenbindung führen, gleichzeitig birgt die Krise immer auch Wachstumschancen. Wir zeigen, wie Ihnen aktuelle Trends wie AI und Automation helfen, das Vertrauenswachstum Ihrer Kunden zu meistern. Denn mit guter Mail-Kommunikation erhalten Sie nicht nur Reputation – Sie erweitern sie Stück für Stück.

Krisenzeiten oder wirtschaftliche Unsicherheit sind oft mit zwei Dingen verbunden: sinkendes Kundenvertrauen und neue Wachstumschancen. Mit anderen Worten: Kundenvertrauen muss mithilfe von neuen Wegen aufgebaut und gehalten werden. Ist das aber erfolgreich, kann es einen großen wirtschaftlichen Schub zur Folge haben. Wie aber wächst Kundenvertrauen? Der direkte persönliche Kontakt ist hierfür unabdingbar. Trotz des Aufkommens neuer Möglichkeiten zur Kundenkommunikation wie Social-Media-Plattformen, Chat-Apps und Videokonferenz-Tools sind E-Mails nach wie vor der wichtigste Kontaktkanal für Unternehmen. Die Chancen liegen auf der Hand: Nutzen Sie mit jeder geschriebenen E-Mail die Möglichkeit, eine Kundenbeziehung aufbauen und zu vertiefen. KI kann hier Unterstützung leisten.

KI-gestützte E-Mails: Lohnt sich der Aufwand?

Es bestehen viele Möglichkeiten, Künstliche Intelligenz für Ihre Mail-Kommunikation einzusetzen: Es gibt KI-gestützte E-Mail-Generatoren oder KI-E-Mail-Assistenten, die beim Verfassen ganzer E-Mails, beim Entwerfen von Antworten und bei der Erstellung ansprechender Betreffzeilen helfen. Einige KI-Assistenten gehen sogar noch weiter und schlagen den besten Zeitpunkt für den Versand der E-Mail an bestimmte Empfänger vor. Mit solchen Funktionen können Sie Zeit sparen und höhere Öffnungsraten erzielen. Die Technologie ermöglicht es Ihnen, sich auf das zu fokussieren, worauf es am Ende ankommt: die Bindung zum Kunden. Der Themenbereich von Unterstützung durch KI kommt gerade in der letzten Zeit immer mehr in der breiten Öffentlichkeit an. Hier stößt es nicht nur auf Zustimmung. Trotz dessen ist KI eine valide Option, das eigene Aufgabengebiet von repetitiven und routinemäßig durchführbaren To-Dos freizuhalten, um mehr Zeit für kreative Arbeit und direkten Kundenkontakt zu haben. Unsere Expertinnen und Experten sind sich einig: Eine effektive Mail-Kommunikation im B2B-Bereich bedarf neben der Hilfe durch KI-gestützte Mechanismen als wichtige Ergänzung ein automatisiertes Signaturmanagement.

Automatisierung von E-Mail-Signaturen und Branding

Eine der einfachsten Bereiche, in denen Sie ungenutzte Potentiale erschließen können, ist das Branding. Der Aufbau eines Markenbewusstseins ist einer der ersten Schritte zur erfolgreichen Kundengewinnung. Um Ihre Marke erkennbar zu machen, sollten Sie deren Präsenz erhöhen. Die E-Mail-Signatur ist ein oft unterschätzter Ort zur Förderung und Vereinheitlichung Ihrer Marke im Hinblick auf Wiedererkennungswert und Präsentation.

Professionalität ist hier das Gebot der Stunde. Eine wichtige Regel: Unübersichtliche und zu üppige Signaturen sorgen für Unruhe und bewirken das Gegenteil von dem, was erreicht werden soll. Schlüsselelemente wie das Firmenlogo, Kontaktdaten, Links zu Websites und sozialen Profilen des Unternehmens sollten auf subtile, nicht aufdringliche Weise eingebunden werden. Wenn unterschiedliche Signaturvorlagen für verschiedene Teams verwenden werden sollen, ist es wichtig, bei allen Unternehmenssignaturen auf ein einheitliches Design zu achten. Denn Inkonsistenz oder Nachlässigkeit in E-Mail-Signaturen können Marken leicht beschädigen. Das gilt auch für E-Mails, die ohne jegliche Signatur verschickt werden, beispielsweise automatisierten Antworten: Persönliche Nähe und Wiedererkennbarkeit gehen sonst zu schnell verloren.

Die Einrichtung der Signaturen den Mitarbeitenden selbst zu überlassen, sorgt oftmals für Probleme. Ob schlechte Bedienbarkeit, zu hohe technische Anforderungen oder fehlende Zugriffsrechte: Auf diese Weise sorgt die eigentlich weiterbringende Idee zu neuen Problemfeldern. An dieser Stelle kommt die Automatisierung von E-Mail-Signaturen ins Spiel. Mit einer speziellen Software zur Verwaltung von Signaturen ist es Marketingteams innerhalb von Minuten möglich, eine professionelle E-Mail-Signatur zu erstellen und an alle Mitarbeitenden zu verteilen. Nachdem das Design abgeschlossen ist, übernimmt die Software den Rest und fügt die Signaturen allen ausgehenden E-Mails hinzu!

E-Mail-Signatur-Marketing: oftmals ungenutztes Potential

Der durchschnittliche Büroangestellte verschickt laut Statistiken ca. 200 E-Mails pro Woche. Das bedeutet, dass ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern über 1 Million E-Mails pro Jahr verschickt! Durch das Hinzufügen von anklickbaren Bannern zu Geschäftssignaturen können E-Mails ganz einfach in ansprechende Marketing-Tools verwandelt werden. Geht man davon aus, dass jede E-Mail zwei Mal vom Empfänger geöffnet wird und die durchschnittliche Klickrate für Signaturbanner bei 0,4 % liegt, ergeben sich bei 100 Mitarbeitern fast 9.000 Konversionsmöglichkeiten allein aus E-Mails. Durch die Personalisierung von E-Mail-Marketinginhalten für bestimmte Empfänger kann die Konversionsrate sogar noch weiter erhöht werden. Das macht E-Mails zu einem äußerst effektiven und noch dazu kostengünstigen Marketingkanal.

Ein effektiver Weg, um Ihre Mail-Kommunikation zu verbessern

Um das Beste aus Ihrem digitalen Schriftverkehr herauszuholen, sollte Ihr standardisiertes Management-Tool folgende Funktionen enthalten:

• Hinzufügen vollständig gebrandeter Signaturen zu E-Mails, die von jeder E-Mail-App oder jedem Gerät aus gesendet werden
• Sofortige Aktualisierung aller Firmensignaturen
• Personalisieren der Inhalte von E-Mail-Signaturen auf der Grundlage von Absendern, Empfängern oder der Sprache
• Automatisieren von E-Mail-Signatur-Marketingkampagnen und Ergebnisauswertung
• Delegieren von Aufgaben der Signaturverwaltung an Nicht-IT-Personal, z. B. an das Marketing

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