Digitale Geschäftsprozesse: Workloads optimieren mithilfe von automatisierten Prozessen

Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM) sind der effektivste Weg, die Zusammenarbeit mit Kunden auf die nächste Stufe zu heben. Auch hier entfaltet sich eine breite Palette an Möglichkeiten durch die Hilfe von KI. Begleiten Sie uns auf einer Reise, in der Sie nichts weiter machen müssen als den Anstoß zu geben.

Jeder kennt das Problem steigender Workloads und Komplexität: Es entstehen immer längere Prozessketten, die Ressourcen, Zeit und letztendlich dadurch finanzielle Aufwände binden. Da kann schnell das Gefühl entstehen, dass man sich vor lauter Steuerung von Abläufen nicht mehr um seine eigentliche Aufgabe kümmern kann. Die Folge: ein Entwicklungsstau, der langfristiges Wachstum des Unternehmens sowie die individuelle Entwicklung der Mitarbeitenden blockiert. Gerade in der direkten Beziehung zu und im Umgang mit Kunden können auf diese Weise Potentiale zunichte gemacht werden.

In unserer Rubrik “Digitalisierung von Geschäftsprozessen” zeigen wir Ihnen, wie Sie am Puls der Zeit nachhaltige Veränderungen mithilfe von KI umsetzen können. Im letzten Monat haben wie Ihnen aufgezeigt, wie Sie durch ERP-Systeme sämtliche Ressourcen und Aktivitäten innerhalb Ihres Unternehmens erfassen, verwalten und verknüpfen können. Dieses Mal geht es um Custumer Relationship Management, kurz CRM-Systeme. Dabei wollen wir uns auf einen besonderen Aspekt fokussieren, der in der Palette Ihrer Möglichkeiten nicht fehlen darf und massive Vorteile bereithält: Prozessautomatisierung.

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Digitalisierung: der Schlüssel zu mehr Individualität

Eine Digitalisierung von Geschäftsprozessen dient im Kern vor allem einem Zweck: allgemeine und schnellere Verfügbarkeit von Daten. Dazu gehört, dass oftmals physische Elemente wie Dokumente, Fotos, Konversationen o. Ä. digitalisiert werden müssen, um sie allgemein verfügbar und nutzbar zu machen. Dadurch erhalten diese Informationen eine breitere Masse von Empfängern – und können so Mehrwerte anstoßen. Zugrunde liegen sollte hier außerdem ein einheitliches Partizipationssystem in Form einer zentralen Plattform, um Updates und Sicherheitsimplementierungen in der Breite ausrollen und Zugriffe kontrollieren zu können.

Die Nutzbarkeit von Daten und deren Verknüpfung ist eine zentrale Größe in der Effektivität von Digitalisierung. Denn wird ein hohes Maß an Verschränkung erreicht, profitieren alle Ebenen von diesem Effekt. Die folgenden positiven Fortschritte können so erzielt werden:

Die Geschwindigkeit von Prozessen kann massiv gesteigert werden. Durch eine leichtere Übertragbarkeit von Daten und deren Verarbeitung werden Informationsstaus besser vermieden.
Auch wenn Anfangsinvestitionen notwendig sind, um Veränderung anzustoßen, ist eine langfristige Kostenersparnis vorprogrammiert. Eine höhere Verarbeitungskapazität führt zu mehr Produktivität, weswegen mehr Output erreicht und somit mehr Geld erwirtschaftet werden kann.
Die Digitalisierung von Prozessen hat außerdem eine erhöhte Vielseitigkeit zur Folge: Verschiedene Abteilungen können nun endlich auf Daten anderer Ressorts zugreifen, die vorher beispielsweise aufgrund von Kompatibilitäten nicht verfügbar waren.
Zudem profitiert Sie insbesondere durch eine bessere und effektivere Kundenbetreuung. Es ist nicht nur möglich, Bedürfnisse mit mehr Geschwindigkeit zu befriedigen, sondern zudem die Qualität zu steigern und effizientere Kommunikationskanäle einzurichten. Auf der Grundlage so erhaltener Daten ist es Ihnen möglich, sicherer und fundierter in die Zukunft zu planen.

Automatisierung: damit mehr Zeit für den Menschen bleibt

Innerhalb des Feldes der Digitalisierung ist ein Zweig besonders spannend: die komplette Automatisierung von Prozessen, digitale Workflows. Auf diese Art und Weise können wiederkehrende und zeitfressende Aufgaben massiv reduziert werden, was den Mitarbeitenden mehr Zeit lässt, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: die Kunden. Der Kontakt mit dem potentiellen Kunden erfolgt meistens über eine CRM-Plattform, also eine Customer-Relationship-Management-Plattform. Im Umgang ist Automatisierung hier eines der effektivsten Tools, um sowohl eine herausragende Customer Journey als auch die Möglichkeit zu schaffen, wertvolle Geschäftsdaten zu generieren und mit diesen noch bessere Ergebnisse in der Zukunft sicherzustellen. Außerdem können hiervon besonders kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) profitieren, die durch ihre geringere Zahl an Mitarbeitenden große Workloads schwerer schultern können. Ein herausragendes Beispiel für den Nutzen von Automatisierung in CRM-Systemen ist die Plattformlösung HubSpot.

Unsere Empfehlung zur Unternehmenssteuerung

HubSpot - Automatisierung leicht gemacht

HubSpot ist eine leistungsstarke CRM-Plattform, die es mit einer breiten Palette an Tools ermöglicht, sowohl Vertriebs- als auch Marketing- und Serviceprozesse deutlich effizienter zu gestalten. Der geschäftsübergreifende Aufbau sowie die einfache Bedienbarkeit für Kunden wie für Admins erleichterten die Interaktion spürbar. HubSpot lässt sich individuell an Ihre persönlichen Geschäftsstrukturen anpassen. Sie müssen sich nicht mehr entscheiden, welche Tools Sie anpassen müssen, um Prozesse und Daten einheitlich darstellen und auswerten zu können. Mit HubSpot ist es möglich, alle Arbeitsabläufe transparent an einem Ort zu gestalten. Durch eine zentral geregelte Datenbank, eine gemeinsame Codebasis und ein dadurch resultierendes intuitives Nutzererlebnis entstehen massive Vorteile für alle Beteiligten.

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Kundeninteraktion leicht gemacht

Ein Beispiel für den effektiveren Ablauf von Prozessen durch Automation ist beispielsweise im Veranstaltungsmanagement zu finden: Hier ist es möglich, den gesamten Einladungsprozess im Vorhinein zu planen und mithilfe von automatisierten Workflows anschließend auszurollen. Alles, was Sie tun müssen, ist eine Vorlage für eine Einladung und eine eventuelle Erinnerungsmail sowie einen Veranstaltungs-Workflow zu erstellen – den Rest erledigt HubSpot für Sie. Jedes Inhaltselement und jeder Workflow sind klonbar. Das bedeutet, dass vergleichbare Vorgänge nicht zweimal angelegt, sondern lediglich auf die spezifischen Informationen angepasst werden müssen.

Anton Buchner, Marketing-Manager bei der Medialine AG, stellt hierzu fest: “HubSpot hat die Art und Weise, wie wir Content bereitstellen, von Grund auf geändert. Mit den Automatisierungslösungen sparen wir uns wertvolle Zeit und können uns so auf unsere Kernaufgaben im Marketing konzentrieren!”

Außerdem ist es möglich, kalte Leads zu aktivieren: Auch hierfür lässt sich ein Workflow erstellen. Durch ihn werden Kontakte ausgewählt, mit denen bereits länger keine Interaktion stattgefunden hat. Eine vorangelegte Mail wird so voll automatisch an alle potentiellen Empfänger geschickt. Die Recherche nach letzteren Kontaktdaten fällt so komplett weg. Die Mitarbeitenden können sich voll auf das kümmern, worauf es ankommt: den Kontakt im Anschluss.

Ein wertvolles Feature: das Festlegen von Score-Eigenschaften

Eines der stärksten Automatisierungsfeatures von HubSpot ist zweifelsohne das Einrichten von Score-Eigenschaften zum Qualifizieren von Kontakten, Unternehmen und Deals. Hier wird ein Punktesystem etabliert: Führt ein Kunde eine vorher definierte Aktion durch, wird dieser Aktion ein ebenalls festgelegter Punktewert zugeordnet. Besucht der Kunde beispielsweise eine Veranstaltung, die mit den Stichwörtern “Security” und “Cyber Resiliance” verschlagwortet wurde, werden automatisch Punkte in diesen Bereichen mit seinem Konto verknüpft. Klickt er auf einen Newsletter-Link, das zum selben Thema gehört und kauft am Ende noch ein Produkt aus dem Bereich “Security”, wächst dieser Score immer weiter an. Ab einem bestimmten, ebenfalls vom Admin frei festlegbaren Wert, ist es möglich ein vorgefertigtes persönliches Angebot für den Kunden einzurichten. HubSpot behält damit die individuellen Interessen der Kunden im Auge und informiert Sie, an welchen Stellen die besten Chancen und Möglichkeiten liegen, die Wünsche Ihrer Kunden zu erkennen und damit Ihr Geschäft bestmöglich voranzutreiben.

Medialine Group als Ihr Automatisierungspartner

Wann automatisieren Sie?

In der Digitalisierung von Geschäftsprozessen liegen unwahrscheinlich große Potentiale für Unternehmen. Gerade KMUs profitieren hierbei von Automatisierungsmöglichkeiten, die Arbeitslasten übernehmen und es somit ermöglichen, sich auf sein Kerngeschäft zu konzentrieren. Ergreifen Sie noch heute Ihre Chance und bereiten Sie Ihr Unternehmen bestmöglich auf die Zukunft vor! Unsere Mitarbeitenden unterstützen Sie gern dabei, gemeinsam die speziell für Ihre Zwecke und Anforderungen beste Digitallösung zu finden und zu implementieren.