Modern Workplace: 5 Tipps für erfolgreiches Desk Sharing

Click, arrive, work – so oder so ähnlich hätten es die meisten Arbeitnehmer gern. Träumen Sie noch vom Shared Desk oder ist er bereits in Ihrem Unternehmen zur Realität geworden? Hier geben wir Tipps für Ihren Hybrid Workplace und wie unsere neue Software-Lösung FlexiDesk dabei hilft.

Aus einer Studie des Frauenhofer Instituts in Kooperation mit der Organisation IAO und der Deutschen Gesellschaft für Personalführung e.V. geht hervor, dass deutsche Unternehmen hybrides Arbeiten endlich als Standard anerkennen. Es stellt sich dementsprechend nicht mehr die Frage, ob Hybrid Work möglich ist, sondern wie dieser New Work-Ansatz besser strukturiert werden kann. Denn mit dem freien Arbeitskonzept kann die Suche nach einem Bürotisch im Office zur Herausforderung werden. Per Definition gibt es bei „Desk Sharing“ oder „Hot Desking“ weniger physische Arbeitsplätze vor Ort als Angestellte. Trotz firmeninternen Bemühungen will es bei manch einem Arbeitgeber nicht so ganz klappen, die Mitarbeitenden effektiv auf alle verfügbaren Schreibtische aufzuteilen.

Wir haben Ihnen zusammengeschrieben, worauf Sie beim Desk Sharing achten sollten:

1. Analog aussortieren und digital als Standard einführen:  Überflüssige Unterlagen und Materialien vor Ort raus, digitale Ablagesysteme rein – mit OneNote, SharePoint oder OneDrive gelingt es.
2. Clean Desk Policy:  Alles, was täglich gebraucht wird, wie Locher oder Schere, sollte einen festen Platz erhalten. Außerdem ist es wenig effektiv, wenn jeder Mitarbeitende sein eigenes Material von Schreibtisch zu Schreibtisch mitnimmt. Am besten verteilen Sie die Materialien an gemeinsam genutzten Arbeitsplätzen. Die Policy zu Clean Desk könnte in Form einer Checkliste auf dem Arbeitsplatz liegen.
3. Gleiche Bedingungen:  Sie sollten jeden der flexiblen Arbeitsplätze identisch und gleichwertig qualitativ ausstatten. Docking Station, Bildschirme, Maus und Tastatur gehören zur Grundausstattung.
4. Raum für Individualität:  Damit der Shared Desk funktioniert, sollten Sie saubere und minimalistische Arbeitsplätze zur Verfügung stellen. Dennoch sollte Ihre Belegschaft die Möglichkeit haben, persönliche Gegenstände aufzubewahren – mit Spind oder Rollcontainer.
5. Planung ist das A und O:  Planen Sie die Belegung der geteilten Arbeitsplätze vorausschauend. Wer am Morgen einen freien Arbeitsplatz sucht, ist schnell genervt. Eine fluide All-in-One Applikation kann Abhilfe leisten, am besten in gängige Telefonie-Systeme wie Microsoft Teams integrierbar.

In Teams voll integriertes Desk Sharing mit FlexiDesk

Die Cloud native Applikation FlexiDesk unterstützt bereits die Hybrid Work-Strategie der Medialine Group. Natürlich möchten wir damit nicht nur unseren Mitarbeitenden, sondern auch denen zukünftiger Kunden den Arbeitsplatz von Morgen bereitstellen.

Jetzt Desk Sharing testen!

FlexiDesk bietet eine Vollintegration in Microsoft Teams zur Buchung von Arbeitsplätzen, Räumen, Parkplätzen und Equipment. Unter dem Motto: „Back to the office made easy: Click – arrive – work“ können Kunden diese Ressourcen in einem gewünschten Zeitraum mit einem einfach bedienbaren Kalender buchen. Neben tagesaktuellem Dashboard, interaktivem Kalender und smarten Buchungseinstellungen überzeugt das Tool durch diese Trademarks, die unseren Developern besonders wichtig waren:

• Vertraulichkeit und Integrität von Unternehmensdaten
• Erfüllen von Compliance-Anforderungen und Datenschutzbestimmungen
  
• Möglichkeit zur Disaster Recovery bei Sicherheitsvorfällen
• Umfangreiche Analytics und Reporting-Funktionen

Medialine als Desk Sharing Partner

Die Medialine Group konnte in den letzten Jahren mit Desk Sharing das hybride Arbeiten des eigenen Teams effizienter strukturieren. Mit der neu entwickelten Applikation FlexiDesk können wir Ihnen nun bei Ihrer Hybrid Work-Strategie zur Seite stehen. Schreiben Sie uns unter sales@medialine.ag, wenn Sie Fragen rund um das Desk Sharing-Tool haben und Ihnen eine reibungslose Software-Implementierung wichtig ist.