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Desk Sharing einfach organisiert

Desk Sharing einfach organisiert

Letztes Jahr hat die Medialine Group im Rahmen ihrer Hybrid Work Strategie das Softwaretool Seatti für ein optimiertes Desk Sharing eingeführt. Seatti-Mitbegründer Chris Bieri erzählt über die Vorteile von Hybrid Work, was Tesla mit der Entstehungsgeschichte von Seatti zu tun hat und was sich hinter den Begriffen „Hybrid Work Location Sharing“ und „Meetup Enabling“ versteckt.

Wer kennt es nicht? Zu Zeiten von Hybrid Work kann die Suche nach einem passenden Arbeitsplatz im Office zur Herausforderung werden. Trotzt allerhand Bemühungen will es nicht so ganz klappen, die Mitarbeitenden effektiv auf die zur Verfügung stehenden Schreibtische zu verteilen. Außerdem sind da noch diese Hygienemaßnahmen und Abstandsregeln. Und natürlich sollte weder die Kontaktnachverfolgung noch das soziale Miteinander zu kurz kommen. Nur ein Software-Tool wie Seatti kann hier Lösungen bieten.

Die Medialine Group hat Ende letzten Jahres die kollaborative Office Management App für sich entdeckt und nutzt das Tool aktuell an zahlreichen Standorten. Bereits 2015 wurden in der Unternehmensgruppe erste hybride Arbeitskonzepte eingesetzt. Mit dem Wachstum von Medialine stiegen jedoch die Anforderung an die Organisation der Arbeitsplätze. Desk Sharing – also wer wann welchen Schreibtisch nutzt – führte in der Vergangenheit immer wieder zu Irritationen. Seatti unterstützt nun optimal die Hybrid Work Strategie von Medialine.

„Als Arbeitnehmer ist man nicht mehr von nine-to-five an einen Arbeitsplatz gebunden“

Einer der Co-Founder von Seatti ist Chris Bieri. Wir haben mit ihm im Interview über den Einfluss von effizientem Desk Sharing Management auf Unternehmen und Mitarbeitende gesprochen. Der gebürtige Münchner findet Hybrid Work bringt sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber offensichtliche Vorteile mit sich: „Als Arbeitnehmer ist man nicht mehr von nine-to-five an einen festen Arbeitsplatz gebunden. Somit kann die Arbeit ohne Produktivitätsverlust besser mit privaten Tasks kombiniert werden. Persönliche Angelegenheiten zeitgleich abzuwickeln kann sehr förderlich sein für die mentale Gesundheit – für die Work-Life-Balance ein riesiges Plus. Auf Arbeitgeberseite fallen einerseits ökonomische Faktoren wie Kosteneinsparung ins Gewicht, denn Bürofläche kann sehr viel effizienter genutzt und dadurch reduziert werden. Besonders ins Gewicht fallen aber positive Effekte von Hybrid Work wie Mitarbeiterzufriedenheit und Attraktivität für Bewerber.“

Dem Mitbegründer des Tools, das vollständig in Microsoft 365, MS-Teams und Azure integrierbar ist, kam die Idee für ein Software-Tool zur Sitzplatzverteilung vor einigen Jahren als Angestellter bei Tesla. Hier konnte der ehemalige Harvard-Student die vielen Vorteile von Hybrid Work, aber auch die damit verbundenen Herausforderungen aus nächster Nähe miterleben: „Damals hatte Tesla bereits ein Softwaretool zum Desk Sharing. Es war jedoch von der User Experience nicht besonders vorangeschritten und zudem eine Insel-Lösung, die nicht in bestehende Prozesse eingebunden war. Da die Mitarbeitenden zudem viele firmeninterne Apps nutzten, war die User Experience und Adoption sehr niedrig. Da ist für mich die Idee entstanden, dass man Seatti stärker in bestehende Systeme integrieren muss. Darum haben wir auch einen Integrated Usability Fokus für Microsoft Teams.“

Eine neue Datenwelt

Aber nicht nur in Microsoft Teams, sondern auch in die Public Azure Cloud lässt sich Seatti integrieren. Was bedeutet dies konkret? Dadurch können alle bereits in MS existierenden Nutzerprofilen, Nutzerrollen und Gruppenzugehörigkeit verwendet werden. Gleichzeitig speichert Seatti dadurch kaum personenbezogene Daten, sondern nur eine pseudonymisierte Microsoft User ID. Darum wird laut Chris Bieri das Daten-Tracking nicht nur datenschutzkonform, sondern sogar betriebsratskonform, denn: „du bist nie dazu verpflichtet, deine persönliche Work Location zu teilen, hast aber die Möglichkeit. Wenn das Location Sharing genutzt wird, dann ist für die nächsten und die vorangegangen zwei Wochen vor allem im Hinblick auf Corona Tracking nachvollziehbar, wer wann im Büro war. Danach werden die Daten aber anonymisiert und aggregiert gespeichert. Dadurch eröffnet sich eine ganz neue Datenwelt, die es zulässt, das Verhalten der Mitarbeitenden auszuwerten und auf lange Zeit Kosten einzusparen.“

Hybrid Work Location Sharing und Meetup Enabling

Wie der Name bereits vermuten lässt, versteckt sich hinter Hybrid Work Location Sharing, die Möglichkeit der Mitarbeitenden, alle geplanten Arbeitsorte mit den Kollegen und Kolleginnen zu teilen. „Und das sowohl im Büro als auch außerhalb,“ weist Chris Bieri hin. Er erzählt weiter, dass mit dem Teilen des eigenen Arbeitsstandortes im nächsten Schritt Mitarbeitertreffen untereinander ermöglicht werden können: „Zu Beginn der Woche kann man sich einen Desk in Seatti reservieren und dies mit Personen teilen, um sich leichter mit diesen für Meetings oder auf einen Kaffee zu treffen. Zudem wird im Home-Office die Stadt oder der Stadtteil angezeigt. Dadurch sollen auch zuhause Treffen von Mitarbeitenden gefördert werden – zum Beispiel zum Spaziergang in der Mittagspause. Somit wird auch im Home-Office Meetup Enabling praktiziert.“ Im sogenannten Meetup-Dashboard in Teams kann der Mitarbeitende bei der Sitzplatzreservierung außerdem verschiedene Filter setzen. Nicht nur nach Büro- oder Home-Office-Standort kann gefiltert werden – auch nach Berufsgruppen oder Teams Kanälen. „Mit solch einer Übersicht ist es möglich die für einen selbst relevanten Personen herauszufiltern, je nach Abteilung oder Projektgruppe“, so der Desk Sharing Experte Bieri.

Ob Desk Sharing, Meetup Enabling oder Work Location Sharing – die Medialine Group konnte in den letzten Monaten mit all den Vorzüge des Software-Tools Hybrid Work vorantreiben. Mit der Collaboration zwischen Medialine und Seatti können wir Ihnen gemeinsam bei Ihrer ganz eigenen Hybrid Work Strategie helfen. Schreiben Sie uns unter sales@medialine.ag wenn Sie Fragen rund um das Desk Sharing-Tool und eine reibungslose Software-Implementierung haben.

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